Contract Lifecycle Management

En større IT-serviceudbyder ønskede at professionalisere og systematisere styringen af leverancer og forpligtelser i deres største kundeaftaler. Den hidtidige proces var manuel og fragmenteret, hvilket skabte et klart potentiale for forbedring. Ved at skabe bedre overblik og struktur kunne organisationen sikre rettidig efterlevelse af krav, styrke kundetilfredsheden og reducere risikoen for økonomiske konsekvenser.

Et Deliveries & Obligations (D&O) tool blev implementeret sammen med en governance-model, som sikrede, at alle krav og leverancer blev identificeret direkte fra kontraktmaterialet og lagt ind i systemet – både på eksisterende og fremtidige aftaler. Hermed blev opfølgning og rutiner automatiseret, og de relevante teams og funktioner blev adviseret, når tilbagevendende aktioner skulle gennemføres. Samtidig blev der designet en proces for vedligeholdelse og rapportering, så datagrundlag altid var tilgængeligt og kunne anvendes på tværs af kunder og kontrakter.

Organisationen fik et digitalt og automatiseret setup, hvor efterlevelse af krav og leverancer blev systematisk sikret. Transparens blev skabt på tværs af kontrakter, og ledelsen fik indblik i udfordringer og svagheder. Dette reducerede risikoen for misligholdelse, styrkede kundetilliden og gav en mere proaktiv styring af forpligtelser og leverancer.

En pensionsudbyder stod overfor at skulle skifte cloud-partner og fik dermed en mulighed for at løfte deres cloud-setup til næste niveau. Organisationen ønskede en moden og kompetent leverandør, der kunne styrke governance, etablere en solid cloud foundation og skabe en klar struktur for den fremtidige drift.

Processen med at tilrettelægge og styre udbuddet blev understøttet i tæt samarbejde med pensionsudbyderen. Først blev der gennemført en RFI-proces, hvor flere potentielle leverandører leverede information om deres services. På baggrund heraf blev en shortlist udvalgt, og dialogen fortsatte gennem en struktureret RFP-proces med workshops og afklaringer. Efter flere iterationer blev endelige tilbud indhentet, evalueret og sammenlignet, hvilket mundede ud i et kvalificeret valg af leverandør.

Organisationen fik valgt en partner med de rette kompetencer til at understøtte cloud-rejsen, hvilket skabte et stærkere grundlag for governance, drift og fremtidig udvikling.

En stor IT-serviceudbyder ønskede at styrke effektiviteten i deres bid management-proces. Behandlingen af indkomne RFP'er var på daværende tidspunkt ressourcekrævende og uensartet, hvilket skabte et oplagt potentiale for forbedring. Ved at skabe hurtigere overblik over scope og sikre en mere smidig prissætning samt en standardiseret tilgang til opsamling og opbevaring af materiale, kunne organisationen både lette videndeling og øge genbruget i kommende bids.

En analyse af den eksisterende proces blev gennemført, og forbedringspotentialer blev identificeret. På baggrund heraf blev der defineret en optimeret proces, hvor indkomne RFP'er hurtigt kunne struktureres, og relevante serviceejere blev identificeret. Et framework for hurtig prissætning blev etableret, og der blev indført en ensartet proces for opsamling på alle gennemførte bids samt en fast struktur for opbevaring af materiale, så det blev lettere at genanvende erfaringer og dokumentation.

Organisationen opnåede en mere effektiv og skalerbar bid management-proces, hvor tiden fra modtagelse af RFP til færdigt tilbud blev reduceret markant. Overblikket over scope og prissætning blev væsentligt forbedret, og den ensartede proces styrkede kvaliteten af opsamlinger, så viden og erfaringer kunne udnyttes bedre på tværs og øge succesraten på kommende bids.